Données personnelles

Qui intervient ?

Éditeur : Hugo Vignal, entrepreneur individuel, SIREN 933 491 490 - support@erp-rosa.xyz.

Pour les demandes commerciales et la gestion de sa relation client, l’éditeur agit pour ses propres finalités. Pour les données de salariés, clients, fournisseurs et chantiers confiées à Rosa, votre entreprise détermine les finalités et Rosa intervient normalement comme sous-traitant, selon les instructions et le contrat de votre entreprise.

L’administrateur de votre entreprise organise les accès. Ne partagez pas de compte : des données peuvent concerner des personnes qui n’utilisent pas elles-mêmes Rosa.

Vitrine et demandes de contact

Le formulaire demande un nom et une adresse e-mail pour vous répondre ; l’entreprise et la description du besoin sont facultatives. Sans coordonnées de réponse, la demande ne peut pas être traitée.

La réponse à une demande de devis relève de mesures précontractuelles lorsque vous contractez personnellement ; les échanges avec le représentant d’une entreprise relèvent de l’intérêt légitime à traiter sa demande professionnelle. L’envoi du formulaire ne vous inscrit pas à une newsletter.

Le message est transmis par e-mail à l’éditeur via Resend ; il n’est pas enregistré dans la base de Rosa. L’adresse IP sert pendant une heure à limiter les envois abusifs (cinq par heure). N’insérez ni mot de passe, ni pièce d’identité, ni donnée de santé dans ce formulaire.

Compte et accès Google

La connexion utilise Google pour vérifier votre identité ; Rosa reçoit notamment votre identifiant Google, votre nom et votre adresse e-mail vérifiée. L’entreprise, le rôle, l’état d’approbation et, si renseigné, le téléphone servent à gérer vos accès.

Selon le parcours et les fonctions activées, une autorisation supplémentaire Gmail peut être demandée. Une boîte mail d’un autre fournisseur peut aussi être connectée (voir « Boîte mail professionnelle connectée »). Elle permet la connexion aux fonctions de messagerie, et ne se confondent pas avec la simple identification. L’écran Google présente les autorisations demandées avant accord.

Vous pouvez retirer une autorisation depuis les connexions de votre compte Google. Cela peut interrompre la fonction associée ; les données déjà importées ne sont pas effacées automatiquement par ce retrait. Adressez une demande distincte à votre entreprise ou au contact du projet.

L’utilisation des informations obtenues par les API Google doit respecter la politique Google API Services User Data Policy, notamment les exigences d’utilisation limitée. Elles ne doivent pas servir à la publicité ciblée ni à l’entraînement de modèles d’IA généralisés. La vérification des contrats et paramètres des comptes est un préalable à leur exploitation commerciale.

Boîte mail professionnelle connectée

Un membre peut relier sa boîte professionnelle aux fonctions de messagerie. Selon le connecteur et les réglages, Rosa importe les messages, les classe, les résume et prépare des brouillons. Les réponses rédigées dans la messagerie sont à relire et à envoyer par l’utilisateur. Un automatisme distinct peut transmettre au comptable les factures fournisseurs validées, dans les conditions décrites ci-dessous.

Export comptable : lorsque le gérant a renseigné une adresse de collecte, que le module Factures fournisseurs est actif et qu’une boîte du gérant approuvé est connectée, les factures validées depuis cette configuration et disposant d’un PDF peuvent être envoyées au destinataire configuré, sans validation séparée de chaque e-mail. Le traitement sélectionne les factures non encore marquées comme envoyées ; il limite le lot à dix factures et les tentatives à trois. Un échec est signalé. Ces contrôles ne constituent pas une garantie universelle d’absence de doublon. Un téléchargement CSV et PDF est également proposé.

Une boîte Microsoft 365 ou Outlook se connecte par la page officielle de Microsoft : Rosa ne voit ni ne conserve jamais le mot de passe. Microsoft lui délivre une autorisation limitée (lire les mails reçus, envoyer ceux que vous validez, créer le brouillon technique nécessaire à l’envoi de pièces jointes volumineuses, connaître l’adresse de la boîte), conservée chiffrée et révocable à tout moment. Une boîte d’un autre fournisseur (OVH, IONOS, Gmail…) se connecte avec le mot de passe de la boîte ou un mot de passe d’application, conservé chiffré.

La relève n’a pas pour objet de déplacer ou de supprimer vos messages reçus. L’envoi peut créer une copie dans les éléments envoyés et, avec Microsoft, utiliser un brouillon technique pour les pièces jointes volumineuses. Les messages importés servent aux fonctions activées de Rosa ; leur analyse peut impliquer les prestataires IA indiqués dans cette notice.

Déconnexion : le bouton « Déconnecter cette boîte » efface immédiatement l’autorisation ou le mot de passe conservé et arrête la relève. Pour une boîte Microsoft, l’accès peut aussi être retiré côté Microsoft (myapps.microsoft.com pour un compte professionnel, account.microsoft.com pour un compte personnel). Les mails déjà relevés restent dans l’espace de l’entreprise jusqu’à une demande d’effacement, comme les autres données métier.

Données métier et assistant IA

Selon les modules activés, Rosa traite des coordonnées professionnelles, devis et factures, plannings, heures déclarées, équipes, absences, comptes rendus, documents, messages, photos et données de rapprochement bancaire. Les données proviennent des utilisateurs autorisés, de leur entreprise et des connecteurs qu’elle active.

L’IA peut recevoir le contenu nécessaire à une demande : texte, audio, image ou extrait de document, ainsi que les résultats d’outils métier nécessaires à sa réponse. L’assistant Rosa et l’application utilisent Claude (Anthropic), avec la clé propre à votre entreprise. Les messages vocaux sont d’abord transcrits en texte par Cloudflare (Workers AI) ; l’audio n’est pas transmis à Anthropic.

WhatsApp implique également Meta et votre opérateur de messagerie ; les messages peuvent rester sur votre téléphone et dans vos sauvegardes indépendamment de Rosa. Les PDF temporaires ne constituent pas une archive légale.

Les bases légales des traitements métier sont déterminées et communiquées par votre entreprise : exécution de contrats, obligations légales ou intérêts légitimes selon la finalité. Des données de santé exigent en plus une condition spécifique de l’article 9 du RGPD ; ne transmettez pas de diagnostic ou de justificatif médical à l’assistant généraliste.

Destinataires et localisation

Perplexity peut traiter les requêtes d’enrichissement de l’activité et de recherche utiles aux documents. AppSheet intervient pour les fonctions de stock lorsqu’une application est configurée. Les fournisseurs IMAP/SMTP choisis par les utilisateurs traitent les échanges de messagerie. Des recherches peuvent être adressées aux services Recherche d’entreprises, BOAMP, TED, géocodage, Météo-France et OpenRouteService selon les fonctions utilisées. Google Fonts et Fontshare peuvent recevoir les données de connexion du navigateur lorsqu’une police distante est chargée. Les fichiers de messagerie conservés par Rosa peuvent être stockés dans Cloudflare R2.

Les données sont accessibles aux utilisateurs habilités dans votre entreprise, aux intervenants techniques autorisés en cas de nécessité et aux prestataires nécessaires aux fonctions utilisées. Les destinataires extérieurs d’un e-mail ou d’un document sont ceux choisis pour l’envoi.

Cloudflare héberge l’application, la vitrine et les données ; Cloudflare transcrit aussi les messages vocaux ; Google fournit la connexion et Gmail ; Anthropic traite les requêtes IA de Rosa et de l’application ; Resend achemine certains e-mails ; Meta intervient pour WhatsApp ; Fathom seulement si votre entreprise le connecte ; Microsoft seulement si un membre relie sa boîte Microsoft 365 ou Outlook, Microsoft restant alors le fournisseur de messagerie choisi par l’entreprise. La liste à jour figure dans les conditions de sous-traitance (/sous-traitance). Les services publics d’adresses, d’entreprises (SIRENE), de météo et de jours fériés ne reçoivent que la donnée recherchée.

Les services utilisés peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Une indication de région de la base principale ne décrit pas la localisation de tous les traitements. Contactez support@erp-rosa.xyz pour les informations relatives aux prestataires et aux garanties applicables aux services de votre entreprise.

Durées et effacement

Dans le code actuel, l’historique de conversation vocal expire deux heures après sa dernière réécriture ; les PDF temporaires après sept jours ; les photos enregistrées dans le service vocal et les diagnostics de vocabulaire après quatre-vingt-dix jours ; le fil vocal après deux jours ; certains états de relance et la mention d’information IA après un an.

L’application purge automatiquement les observations et traces d’import CSV bancaire de plus de trente jours, et les e-mails bruts de la boîte bancaire de plus de quatorze jours. Les données métier issues de ces imports ne sont pas effacées par ces purges.

Les autres données métier (messages, documents, journaux) sont conservées pendant l’abonnement de votre entreprise, puis restituées et supprimées selon les conditions de sous-traitance. Aucun effacement automatique général n’est appliqué pendant l’abonnement.

La clôture d’un compte ne supprime pas nécessairement les pièces soumises à une obligation de conservation ou nécessaires à la défense de droits ; ces exceptions doivent être limitées, motivées et isolées de l’usage courant.

Vos droits

Selon la base légale et la situation, vous pouvez demander accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité, et retirer un consentement lorsqu’il constitue la base du traitement. Ces droits ne permettent pas toujours de supprimer immédiatement une pièce légalement conservée.

Écrivez à support@erp-rosa.xyz en précisant l’entreprise et l’objet de votre demande, sans joindre d’emblée une copie de pièce d’identité. Une vérification proportionnée peut être nécessaire en cas de doute sur votre identité. Pour les données gérées pour votre employeur ou un client, la demande sera traitée avec le responsable concerné.

Une réponse doit être apportée dans un délai d’un mois ; une prolongation motivée peut être annoncée dans ce délai lorsque la loi le permet. Vous pouvez saisir la CNIL sur cnil.fr si vous estimez vos droits non respectés.

Cookies et stockage local

Rosa ne dépose que des cookies strictement nécessaires à la connexion, exemptés de consentement : rosa_at (session, quinze minutes au plus), rosa_rt (renouvellement, sept jours au plus), et des cookies de sécurité temporaires pendant la connexion Google (__Host-rosa_oauth), l’invitation, la connexion Fathom (__Host-rosa_fathom) et la connexion d’une boîte Microsoft (__Host-rosa_ms, dix minutes au plus). Aucun outil de publicité ni de mesure d’audience n’est utilisé.

L’interface vocale peut mémoriser localement l’adresse du service et des paramètres de session, jusqu’à leur effacement par l’application ou le navigateur. Les polices Google Fonts et Fontshare provoquent des connexions à ces tiers, qui reçoivent l’adresse IP.

Décisions et suivi du travail

Les indicateurs de productivité reposent sur les données enregistrées : une absence de saisie n’est pas une preuve d’absence de travail. Les estimations ne constituent ni une mesure complète du travail ni une appréciation de la valeur d’une personne.

Rosa ne doit pas être utilisée seule pour décider d’une sanction, d’un licenciement, d’une rémunération ou d’un recrutement. L’employeur reste tenu d’informer les personnes concernées, y compris celles sans compte ERP, et de consulter les représentants du personnel lorsque nécessaire.

L’analyse d’impact et la qualification des usages IA touchant l’évaluation ou l’affectation de salariés restent à réaliser avant de déployer ces usages.