Utiliser Rosa et son IA
Projet de document - informations d’éditeur et décisions de conservation encore à compléter. Cette version ne constitue pas une conformité finalisée ni un contrat accepté.
Rosa est une assistante utilisant l’intelligence artificielle. Elle aide à préparer des réponses et des documents ; certaines fonctions activées exécutent aussi des traitements automatiques. Les opérations sensibles et les résultats doivent être contrôlés selon le parcours concerné.
Ce qui fait fonctionner Rosa
Rosa utilise Claude via l’API Anthropic configurée pour l’entreprise. Le parcours vocal transcrit l’audio avec Cloudflare Workers AI puis transmet le texte au modèle. Perplexity peut également intervenir dans les fonctions de recherche. Les données traitées et les prestataires impliqués sont décrits dans la notice Données personnelles.
Rosa se présente comme une IA dès votre premier échange, et cette information vous est redonnée à chaque nouvelle version de la mention. Les données traitées et vos droits sont détaillés dans la page Données personnelles.
Ce que Rosa fait seule, et ce qu’elle vous demande
Rosa peut seule rechercher et vous lire des informations : agenda, devis, factures, chantiers, e-mails, briefs du matin et du soir.
Les parcours conversationnels prévoient des confirmations pour les actions concernées. Des traitements liés aux modules activés peuvent aussi importer, classer, résumer ou mettre à jour des données sans confirmation à chaque étape. Une activation générale et une validation individuelle ne sont pas la même chose : vérifiez les réglages et le résultat des opérations sensibles.
Les réponses par e-mail préparées dans la messagerie sont des brouillons à relire et à envoyer. L’export comptable constitue un automatisme distinct : après configuration de l’adresse de collecte, les factures fournisseurs validées depuis cette configuration, avec PDF, peuvent être transmises depuis la boîte connectée du gérant approuvé lorsque le module est actif. Le traitement porte sur les pièces non marquées comme envoyées, par lots de dix et avec au plus trois tentatives ; un échec est signalé. Les documents RH préparés restent à vérifier et à transmettre par la personne habilitée. Malgré les contrôles, une génération peut contenir une information inexacte ou absente des sources : vérifiez notamment les chiffres et les dates.
Vérifier avant d’agir
Les réponses, transcriptions, extractions et brouillons peuvent comporter des erreurs. Vérifiez les personnes, montants, dates, destinataires et pièces jointes avant toute validation. Une information absente doit rester inconnue, pas être assimilée à zéro.
Un document RH préparé n’est pas une déclaration transmise à un organisme. Un PDF n’est pas à lui seul une facture électronique transmise par une plateforme agréée.
Ne fondez pas une décision RH, comptable, juridique ou de sécurité de chantier uniquement sur une réponse de l’assistant. Les ratios d’heures et les comparaisons d’équipes sont des repères à contextualiser.
Accès et confidentialité
L’accès est réservé aux entreprises autorisées et aux personnes approuvées par leur responsable. Sur WhatsApp, Rosa ne répond qu’aux numéros enregistrés dans le cercle de l’entreprise. Ne communiquez pas vos identifiants ou liens d’invitation, et signalez sans attendre un accès indu ou un document reçu par erreur.
Transmettez uniquement les données nécessaires à la tâche. N’envoyez ni mot de passe, ni dossier médical, ni donnée personnelle sans rapport avec le travail demandé. N’enregistrez pas une réunion ou la voix d’un tiers à son insu.
Information de toutes les personnes
Le responsable de l’entreprise doit informer aussi les équipes sans compte Rosa lorsque leurs heures, absences ou interventions sont enregistrées par un chef d’équipe. Leur possibilité de faire corriger les données ne doit pas dépendre de l’achat d’un compte.
Un usage pour classer des salariés, prédire leur performance ou recommander des décisions d’emploi exige une analyse juridique et technique dédiée. Une simple mention « décision humaine » ne suffit pas à rendre cet usage conforme.